Zaproszenie do złożenia oferty

Zaproszenie do złożenia oferty cenowej na wykonanie zadania:

„Organizacja spotkania wigilijnego dla osób dorosłych

objętych wsparciem Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Bieruniu”

nie podlegającego procedurom Prawa zamówień publicznych.

 

Zamawiającym jest: Gmina Bieruń – Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Bieruniu

Siedziba: 43 – 155 Bieruń, ul. Wł. Jagiełły 1

Telefon: (32) 216 – 21 – 76, fax. wew. 131

Godziny urzędowania: pon. 7.30 – 17.00, wt., śr., czw. 7.30 – 15.30, pt. 7.30 – 14.00

NIP: 646 10 29 795, REGON: 271141510

 

I. Opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja jednego uroczystego spotkania wigilijnego w lokalu Wykonawcy wraz z poczęstunkiem, zastawą stołową i pełną obsługą kelnerską dla mieszkańców Gminy Bieruń korzystających z pomocy Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Bieruniu.

II. Wymagania wobec wykonawcy

1. Wykonawca zapewni w trakcie spotkania wigilijnego posiłki w formie ciepłego obiadu:

1)  w dniu 17.12.2019  r. godz. 12.00 – 15.00 w lokalu Wykonawcy dla 35 osób

– w ramach spotkania wigilijnego Wykonawca zapewni również zastawę stołową dla każdego uczestnika wraz z naczyniami i sztućcami (zamawiający nie dopuszcza użycia naczyń i sztućców jednorazowych), pełną obsługę kelnerską, świąteczną dekorację Sali i stołów (obrusy, świeczki, choinka) oraz odpowiednią oprawę muzyczną (kolędy).

Wykonawca udostępni lokal gastronomiczny w dniu: 17 grudnia 2019 r. w godz. 12.00-15.00 oraz
pomieszczenie musi znajdować się na terenie Miasta Bieruń. Sala musi pomieścić min. 50 osób.

3. Liczba uczestników podana w ust. 1 jest szacunkowa. Zamawiający zastrzega, że liczba uczestników

może ulec zmniejszeniu lub zwiększeniu maksymalnie o 4 osoby. Sytuacja taka nie spowoduje zmiany zaproponowanego przez Wykonawcę w formularzu oferty kosztu posiłku przypadającego na jedną osobę. Fakt ten winien być przez wykonawcę uwzględniony przy kalkulacji ceny posiłku wigilijnego przypadającego na jednego uczestnika.

4. Menu na spotkanie wigilijne:
5. zestaw obiadowo – deserowy dla ok. 35 osób w dniu 17.12.2019 r.:

– zupa grzybowa z grzankami (300 ml),

– ziemniaki (200 g),

– kapusta z grzybami (200 g),

– surówka 2 rodzaje (łącznie 100 g),

– filet rybny smażony (150 g),

– 2 rodzaje ciasta (po 150 g), – sernik i jabłecznik

– makówki (150 g),

– kompot z suszonych owoców, kawa, herbata (bez limitu),

– opłatki.

3. Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania posiłków z pełnowartościowych produktów,
   z uwzględnieniem wymogów ustawy o bezpieczeństwie żywności i żywienia oraz przepisów
   o Państwowej Inspekcji Sanitarnej.

III. Termin realizacji zamówienia

Zamówienie będzie realizowane w dniu 17.12.2019 r.

IV. Warunki udziału w postępowaniu

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki określone w art. 22 ust. 1 ustawy – Prawo zamówień publicznych dotyczące:

• posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień,
• posiadania wiedzy i doświadczenia, a także dysponowania osobami zdolnymi do wykonania zamówienia,
• sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia.

2. Ocena wykazania spełnienia warunków wymienionych w ust. 1 dokonana zostanie w oparciu
   o informacje zawarte w oświadczeniach lub dokumentach złożonych przez Wykonawcę
   w ofercie.

V. Wymagane przez Zamawiającego dokumenty i oświadczenia jakie składają Wykonawcy w celu spełnienia warunków udziału w postępowaniu

1. Wypełniony i podpisany Formularz ofertowy (załącznik nr 1).
2. Wypełnione i podpisane oświadczenia (załącznik nr 2 oraz 4).
3. Kserokopia aktualnego wpisu do właściwego rejestru, uprawniającego Wykonawcę do występowania w obrocie prawnym (potwierdzoną za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę).
4. Wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych głównych usług z zakresu stanowiącego przedmiot zamówienia w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, wraz z podaniem przedmiotu, dat wykonywania, ilości i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane (załącznik nr 3).

VI. Sposób obliczania ceny

1. Wykonawca określi ceny na wszystkie elementy zamówienia wymienione w formularzu cenowym – załącznik nr 1, który po wypełnieniu przez Wykonawcę stanowić będzie formularz ofertowy.
2. Ostateczna cena oferty, powinna być liczona z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
3. Wartość bez podatku VAT każdej pozycji musi uwzględniać wszystkie koszty związane
   z realizacją przedmiotowego zamówienia oraz uwzględniać wszystkie zobowiązania wykonawcy.
4. Cena określona przez Wykonawcę za świadczoną usługę jest obowiązująca przez okres ważności umowy i nie będzie podlegała zmianom w okresie jej trwania.
5. Brak wypełnienia i określenia ceny w jakiejkolwiek pozycji w formularzu cenowym spowoduje odrzucenie oferty.
6. Ostateczną wartość oferty stanowi suma wartości poszczególnych pozycji formularza cenowego z podatkiem VAT.
7. Oferta wykonawcy musi być sporządzona w oparciu o niniejsze zaproszenie.

VII. Opis kryteriów, którymi będzie się kierował Zamawiający przy wyborze oferty, wraz
z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert

Przy wyborze oferty Zamawiający będzie dokonywał oceny wg następujących kryteriów
z uwzględnieniem podanych wag procentowych:

KRYTERIUM I: CENA – waga 100%

1. W trakcie oceny ofert kolejno ocenianym ofertom, zostaną przyznane punkty według następującego wzoru:

Wartość brutto najtańszej oferty

Cena = ———————————————  x  100 pkt

Wartość badanej oferty brutto

 

2. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyskała najwyższą liczbę punktów.
3. Wszystkie obliczenia dokonywane będą z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.

VIII. Forma, miejsce i termin złożenia propozycji cenowej

1. Propozycję cenową należy sporządzić w formie pisemnej, w języku polskim (czytelną i trwałą techniką).
2. Termin składania ofert upływa dnia 30.10.2019 r. o godz. 12.00.
3. Oferty należy składać w zaklejonej kopercie w siedzibie zamawiającego (I piętro – sekretariat).
4. W przypadku przesłania ofert pocztą liczy się data i godzina dostarczenia oferty do siedziby Zamawiającego.
5. Na kopercie należy umieścić nazwę i adres Zamawiającego, nazwę i adres Wykonawcy oraz napis: oferta na realizację zadania pn.: „Organizacja spotkania wigilijnego dla osób dorosłych objętych wsparciem Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Bieruniu”.
6. Oferta otrzymana przez Zamawiającego po terminie podanym powyżej zostanie zwrócona Wykonawcy nie otwarta.
7. Wykonawca może wprowadzić zmiany lub wycofać złożoną przez siebie propozycję przed terminem upływu do jej składania.

IX. Miejsce i termin otwarcia propozycji cenowej

Otwarcie ofert nastąpi w dniu 30.10.2019 r. o godz. 12.15 w siedzibie zamawiającego, pokój nr C 108.

X. Osobami uprawnionymi do kontaktów z Wykonawcami są:

W sprawach proceduralnych:

– Elżbieta Ławczys- pokój nr C109, telefon 32 216 21 76 wew. 128,

w sprawach merytorycznych:

– Marcela Odrobińska – telefon 32 216 21 76 wew. 136.

 

XI. Udzielenie zamówienia

Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zamieści informacje na stronie internetowej Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej podając nazwę (firmę), siedzibę i adres Wykonawcy, którego ofertę wybrano oraz uzasadnienie wyboru.

XII. Informacje dotyczące zawierania umowy

1. Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zamieści informację na stronie internetowej podając nazwę (firmę) albo imię i nazwisko, siedzibę albo miejsce zamieszkania wybranego Wykonawcy.
2. W terminie do 7 dni od daty powiadomienia o wyborze oferty wybrany Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć podpisaną umowę do siedziby Zamawiającego. Wzór umowy stanowi załącznik nr 5 do niniejszego dokumentu.

1. Jeżeli podmiot, którego oferta zostanie wybrana, będzie uchylał się od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę następną w kolejności pod względem ceny.
2. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania w przypadku, gdy:

– nie złożono żadnej oferty niepodlegającej odrzuceniu,

– cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, którą zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, chyba że zamawiający może zwiększyć tę kwotę do ceny najkorzystniejszej oferty.

5. W przypadku gdy założone środki finansowe okażą się niewystarczające, Zamawiający zastrzega sobie możliwość negocjacji zaoferowanej ceny.
6. Jeżeli nie można wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że zostały złożone oferty
   o takiej samej cenie, Zamawiający wzywa wykonawców, którzy złożyli te oferty do złożenia
   w terminie określonym przez zamawiającego ofert dodatkowych.
7. Umowa musi zawierać wszystkie uwarunkowania złożonej propozycji cenowej.

XIII. Informacje dodatkowe

1. Wszystkie przedstawione informacje przeznaczone są wyłącznie do przygotowania propozycji cenowej.
2. Wszystkie koszty związane z przygotowaniem i dostarczeniem propozycji cenowej ponosi Wykonawca.
3. Wszystkie rozliczenia między Zamawiającym i Wykonawcą dokonywane będą w polskich złotych (PLN).

W załączeniu:

1. Formularz ofertowy.
2. Oświadczenie Wykonawcy o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu.
3. Wykaz wykonanych i/lub wykonywanych usług.
4. Oświadczenie o posiadaniu odpowiedniego lokalu.
5. Wzór umowy.

 

                                                                                             DYREKTOR

                                                                       Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej

                                                                                              w Bieruniu

                                                                                        mgr Piotr Ćwiękała

 

 

Parafa osób przygotowujących

Załączniki